El responsable del tratamiento de sus datos personales es

La Agencia Estatal de Investigación (AEI)

Torrelaguna, 58, PORTAL bis, 

CP 28027, MADRID – ESPAÑA

Contacto de nuestra persona responsable de protección de datos (DPD) dpd@aei.gob.es

¿De dónde proceden los datos personales tratados?

Los datos personales tratados en el marco del ejercicio del derecho de acceso a la información pública pueden haber sido facilitados por las propias personas solicitantes, por personas que intervienen en el procedimiento de tramitación o resolución, o estar contenidos en los documentos o expedientes objeto de solicitud. En concreto, los datos pueden proceder de:

• La persona solicitante del derecho de acceso a la información pública, al presentar su solicitud por medios electrónicos o presenciales.
• Representantes legales de la persona solicitante, en caso de actuación mediante representación.
• Documentación interna de la AEI que pueda contener datos personales de terceras personas afectadas por la información solicitada.
• En su caso, otras administraciones u organismos públicos que hayan sido consultados en virtud de lo dispuesto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

¿Es obligatorio proporcionar mis datos personales para solicitar información pública?

La presentación de una solicitud de acceso a la información pública puede realizarse de forma identificada o anónima, conforme a lo dispuesto en la Ley 19/2013. No obstante, si se desea recibir una respuesta individualizada o ejercitar recursos administrativos, será necesario facilitar los datos personales mínimos necesarios (como nombre y medio de contacto) para gestionar adecuadamente la solicitud y emitir una resolución. 

¿Cuáles son las finalidades del tratamiento de mis datos personales?

El tratamiento de datos personales en el marco de la actividad “Acceso a la información pública” tiene como finalidad gestionar y tramitar las solicitudes de acceso a información dirigidas a la Agencia Estatal de Investigación (AEI), tanto en el ejercicio del derecho de acceso a la información pública reconocido en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, como en otros supuestos previstos en la normativa aplicable.

En particular, el tratamiento de datos se realiza con las siguientes finalidades:

• Gestionar las solicitudes de acceso a la información presentadas al amparo de la Ley 19/2013, incluyendo su registro, tramitación, análisis, resolución y notificación.
• Gestionar solicitudes de acceso a información formuladas al amparo de otras disposiciones legales que reconozcan el derecho a acceder a documentos públicos o administrativos, como:
• Solicitudes con fines estadísticos, científicos o de investigación.
• Acceso a documentación administrativa en procedimientos en los que el solicitante tenga la condición de interesado (Ley 39/2015).
• Solicitudes al amparo de convenios de colaboración, cooperación administrativa o fiscalización.
• Comprobar la identidad de la persona solicitante, cuando sea necesario.
• Consultar a personas o entidades afectadas, cuando la información solicitada contenga datos personales u otra información protegida.
• Emitir y notificar las resoluciones administrativas que correspondan.
• Gestionar los recursos administrativos y las reclamaciones interpuestas ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno u otros órganos competentes.
• Elaborar estadísticas, memorias e informes internos sobre el ejercicio del derecho de acceso a la información y sobre la aplicación de las obligaciones de transparencia.
• Cumplir con las obligaciones de publicidad activa, transparencia y rendición de cuentas previstas en la normativa vigente.

En todos los casos, el tratamiento de datos personales se limita a lo estrictamente necesario para dar respuesta a la solicitud, respetando los principios de minimización, proporcionalidad y ponderación entre el derecho de acceso a la información y los derechos de protección de datos de terceros, de acuerdo con la normativa aplicable y los criterios establecidos por la Agencia Española de Protección de Datos y el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno.

¿Sobre qué base jurídica se lleva a cabo el tratamiento de mis datos personales?

El tratamiento de datos personales en el marco de la actividad de acceso a la información pública por parte de la Agencia Estatal de Investigación (AEI) se basa en el cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de funciones realizadas en interés público, conforme al artículo 6 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), así como a la normativa nacional en materia de transparencia y protección de datos.

Normativa aplicable:

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): artículo 6.1.c) y 6.1.e).
• Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIBG).
• Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), en particular su disposición adicional primera.
• Otras normas sectoriales que regulan el acceso a la información por parte de la ciudadanía.

Bases jurídicas del tratamiento:

• Artículo 6.1.e) RGPD – Cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos: el tratamiento es necesario para el desempeño de las funciones atribuidas legalmente a la AEI como organismo sujeto a la Ley 19/2013, en relación con:
  • La gestión y tramitación de solicitudes de acceso a la información pública.
  • La atención de consultas ciudadanas o institucionales relacionadas con la actividad pública de la AEI. o El cumplimiento de las obligaciones de transparencia activa establecidas en la normativa vigente.
• Artículo 6.1.c) RGPD – Cumplimiento de una obligación legal: el tratamiento se realiza en cumplimiento de obligaciones legales que imponen la facilitación de información administrativa, entre ellas:
  • La Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
  • Otras normas sectoriales que imponen la publicación o entrega de información, como la normativa sobre contratación pública, subvenciones, presupuestos u otras materias de control institucional.
• Artículo 6.1.f) RGPD – Interés legítimo de un tercero (uso excepcional y condicionado): de manera excepcional, cuando el tratamiento se fundamente en solicitudes con fines periodísticos, de investigación académica u otros intereses legítimos de terceros, y no exista otra base legal aplicable, podrá valorarse el interés legítimo del solicitante como base jurídica, siempre que:
  • Se realice un juicio de ponderación previo.
  • No prevalezcan los derechos o libertades fundamentales de las personas afectadas.
  • Se apliquen medidas de minimización, anonimización o restricción de acceso cuando sea necesario.

¿Qué datos personales pueden ser tratados en esta actividad?

En el marco de la tramitación de solicitudes de acceso a la información pública y otras peticiones de información, la Agencia Estatal de Investigación (AEI) trata únicamente los datos personales estrictamente necesarios para atender y gestionar adecuadamente cada solicitud, respetando el principio de minimización previsto en el artículo 5.1.c) del RGPD.

Las principales categorías de datos que pueden ser objeto de tratamiento son:

• Datos identificativos de la persona solicitante o de su representante
• Datos de representación legal (en caso de actuar en nombre de otra persona física o jurídica)
• Datos personales incorporados en los documentos o expedientes solicitados (de terceras personas). En caso de que la información objeto de acceso contenga datos personales de otras personas, estos datos se analizarán conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 19/2013 y podrán ser objeto de disociación, anonimización o ponderación según el caso.
• Datos utilizados en la tramitación administrativa.

¿A qué personas se refieren los datos personales tratados?

En la actividad de tratamiento “Acceso a la información pública”, los datos personales tratados pueden corresponder a diversas categorías de personas, tanto quienes ejercen su derecho de acceso como aquellas cuyos datos puedan estar incluidos en la documentación solicitada.

En particular, las categorías de personas interesadas son:

• Personas solicitantes del derecho de acceso a la información pública.
• Personas representantes legales o autorizadas.
• Personal de la AEI que interviene en la tramitación de solicitudes.
• Terceras personas afectadas cuyos datos figuren en la información solicitada.
• Representantes de otras administraciones u organismos públicos consultados durante el procedimiento.

¿Quién tiene acceso a los datos personales y a quién se comunican?

Los datos personales tratados en esta actividad pueden ser comunicados, en su caso, a destinatarios autorizados conforme a la normativa aplicable, y siempre en el marco del procedimiento de tramitación de solicitudes de acceso a la información pública.

Los destinatarios pueden ser:

• Unidades internas de la AEI encargadas de tramitar o resolver las solicitudes.
• Personas o entidades consultadas durante el procedimiento, cuando la información solicitada les afecte.
• Otros órganos o entidades públicas competentes en materia de transparencia (por ejemplo, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno).
• Órganos jurisdiccionales, en el marco de recursos contencioso-administrativos interpuestos.
• Personas solicitantes, en caso de que se autorice el acceso a información que contenga datos personales disociados de terceras personas.

En todo caso, las comunicaciones de datos se realizarán conforme a los principios de proporcionalidad y minimización de datos del RGPD, y atendiendo a los límites establecidos en la Ley 19/2013 y en la normativa de protección de datos personales.

¿Se realizan transferencias internacionales de datos personales?

No se prevén transferencias internacionales de datos personales en el marco de esta actividad de tratamiento.

En caso excepcional de que alguna solicitud implique el tratamiento de datos que deban ser comunicados a entidades situadas fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), la AEI adoptará las garantías adecuadas previstas en los artículos 44 a 49 del Reglamento General de Protección de Datos, informando previamente a la persona solicitante o afectada, y documentando la base jurídica correspondiente.

¿Se adoptan decisiones automatizadas o se elaboran perfiles con los datos personales?

No se adoptan decisiones automatizadas ni se elaboran perfiles con base en los datos personales tratados en esta actividad, conforme a lo previsto en el artículo 22 del Reglamento General de Protección de Datos.

¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos personales?

Los datos personales tratados en el marco del ejercicio del derecho de acceso a la información pública se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos establecidos por la normativa aplicable en materia de archivos y patrimonio documental de las administraciones públicas.

En particular, se tendrán en cuenta:

• Los plazos de conservación derivados de la Ley 19/2013 y de la normativa de procedimiento administrativo común.
• Las obligaciones de conservación relacionadas con la trazabilidad de actuaciones administrativas y el control de transparencia.
• Las instrucciones de evaluación y eliminación documental que establezca el Ministerio competente o el órgano responsable de los archivos.

Finalizados dichos plazos, los datos serán eliminados o, en su caso, conservados de forma anonimizada con fines estadísticos o históricos.

¿Qué derechos tengo en relación con mis datos personales?

Como persona interesada, tienes derecho a:

• Acceder a tus datos personales.
• Solicitar la rectificación de los datos inexactos o incompletos.
• Solicitar su supresión cuando ya no sean necesarios o concurran los supuestos previstos en la normativa.
• Solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias.
• Oponerte al tratamiento de tus datos personales por motivos relacionados con tu situación particular.
• Presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideras que se ha producido una infracción de la normativa de protección de datos.

Estos derechos pueden ejercerse mediante solicitud dirigida a la Agencia Estatal de Investigación

(dpd@aei.gob.es), conforme a lo establecido en la Ley 39/2015, de procedimiento administrativo común.

En caso de que el tratamiento se base en el consentimiento, tendrás derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

¿Qué medidas se adoptan para proteger mis datos personales?

La Agencia Estatal de Investigación (AEI) aplica en todas sus actividades de tratamiento las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y al Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo.

Estas medidas incluyen políticas de gestión de la seguridad de la información, control de accesos, protección contra software malicioso, cifrado, copia de seguridad, registro de actividades, gestión de incidentes, formación del personal, y otras medidas técnicas y organizativas adaptadas al nivel de riesgo identificado.

Dichas medidas se revisan y actualizan periódicamente y se aplican de forma transversal a todas las actividades de tratamiento gestionadas por la AEI.