El responsable del tratamiento de sus datos personales es

La Agencia Estatal de Investigación (AEI)

Torrelaguna, 58, PORTAL bis, 

CP 28027, MADRID – ESPAÑA

Contacto de nuestra persona responsable de protección de datos (DPD) dpd@aei.gob.es

¿De dónde proceden los datos personales tratados?

Los datos personales tratados en esta actividad pueden proceder de diversas fuentes legítimas, tanto internas como externas, en el marco de la gestión de relaciones laborales, administrativas o profesionales entre el personal y la Agencia Estatal de Investigación (AEI).

En concreto, los datos pueden proceder de:

• Las propias personas trabajadoras de la AEI, mediante la presentación de solicitudes, formularios u otra documentación.
• Personas representantes legales o autorizadas.
• Administraciones públicas o entidades colaboradoras, en el marco de cesiones, traslados, movilidad o colaboración interadministrativa.
• Órganos de selección o valoración, en relación con el acceso al empleo público.
• Servicios médicos de prevención y vigilancia de la salud laboral, conforme a la normativa de prevención de riesgos laborales.
• Sistemas de control horario, gestión de permisos, registro de jornada y plataformas de formación.
• Documentación generada en el desarrollo de la relación laboral o funcionarial: nombramientos, contratos, evaluaciones, partes de incidencias, etc.
• En su caso, fuentes de acceso público, registros oficiales o publicaciones en boletines.

¿Es obligatorio proporcionar los datos personales?

Sí. La gestión de recursos humanos requiere el tratamiento de datos personales necesarios para cumplir con las obligaciones legales derivadas de la relación laboral o administrativa. La negativa a proporcionar dichos datos puede impedir el cumplimiento de dichas obligaciones o afectar a derechos y deberes de las personas empleadas y de la propia AEI.

¿Cuál es la finalidad del tratamiento de mis datos personales?

Gestionar la relación profesional, administrativa o laboral del personal al servicio de la AEI, incluyendo la tramitación de nóminas, permisos, licencias, formación, evaluación, prevención de riesgos laborales, gestión de jornada, carrera profesional y cualquier otra actuación derivada de la normativa aplicable en materia de función pública y personal laboral.

También se tratan datos personales para la elaboración de estadísticas, informes internos y el cumplimiento de obligaciones legales y administrativas en materia de personal.

¿Cuál es la base legal para el tratamiento de mis datos personales?

El tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones legales y para el ejercicio de funciones públicas atribuidas a la AEI, de conformidad con:

• Artículo 6.1.c) del RGPD: cumplimiento de una obligación legal.
• Artículo 6.1.e) del RGPD: ejercicio de funciones públicas.
• En casos concretos, artículo 6.1.b): ejecución de un contrato laboral o precontractual.

Normativa aplicable:

• Texto refundido del Estatuto Básico del Empleado Público (Real Decreto Legislativo 5/2015).
• Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015).
• Ley 39/2015 y Ley 40/2015 del procedimiento administrativo y régimen jurídico del sector público.
• Normativa laboral, fiscal y de prevención de riesgos laborales aplicable.

¿Qué datos personales pueden ser tratados en esta actividad?

• Datos identificativos.
• Datos de contacto.
• Datos académicos y profesionales.
• Datos de empleo público o relación laboral.
• Datos económicos y bancarios.
• Datos de salud (únicamente en el marco de la prevención de riesgos laborales o adaptación del puesto).
• Datos de representación legal.
• Datos sobre formación y evaluación del desempeño.
• Otros datos necesarios para la gestión de recursos humanos.

¿Qué categorías o grupos de personas se ven afectadas en este tratamiento?

• Personal funcionario y laboral de la AEI.
• Personas candidatas a empleo público o contratación temporal.
• Personas en prácticas o becarias.
• Personas representantes legales o autorizadas.
• Personal evaluador, formador o externo que participe en actividades de desarrollo profesional.
• Personal de otras administraciones en comisión de servicios, movilidad u otros mecanismos de colaboración.

¿Quién tiene acceso a los datos personales y a quién se comunican?

Los datos personales tratados pueden ser comunicados, cuando sea necesario y conforme a la normativa aplicable, a:

• Unidades internas de la AEI encargadas de la gestión de personal y recursos humanos.
• Órganos de control y fiscalización: Intervención General, Tribunal de Cuentas, Inspecciones de servicios, etc.
• Administraciones públicas competentes en materia de función pública, empleo, prevención de riesgos laborales o seguridad social.
• Entidades financieras, exclusivamente para la gestión de pagos.
• Mutuas colaboradoras con la Seguridad Social y servicios de prevención ajenos.
• Juzgados y tribunales, cuando sea requerido legalmente.

Las comunicaciones se realizan de acuerdo con los principios de minimización y finalidad, y solo cuando están legalmente justificadas.

¿Se realizan transferencias internacionales de datos personales?

No se prevén transferencias internacionales de datos personales en el marco de esta actividad de tratamiento.

En caso excepcional de que alguna solicitud implique el tratamiento de datos que deban ser comunicados a entidades situadas fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), la AEI adoptará las garantías adecuadas previstas en los artículos 44 a 49 del Reglamento General de Protección de Datos, informando previamente a la persona solicitante o afectada, y documentando la base jurídica correspondiente.

¿Se adoptan decisiones automatizadas o se elaboran perfiles con los datos personales?

No se adoptan decisiones automatizadas ni se elaboran perfiles con base en los datos personales tratados en esta actividad, conforme a lo previsto en el artículo 22 del Reglamento General de Protección de Datos.

¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos personales?

Los datos personales se conservarán durante la vigencia de la relación laboral, funcionarial o contractual, y posteriormente durante los plazos establecidos por la normativa aplicable en materia de archivos y patrimonio documental de las administraciones públicas.

Se tendrán en cuenta:

• La normativa en materia de función pública, personal laboral y prevención de riesgos laborales.
• La necesidad de garantizar la trazabilidad de la carrera profesional y de las obligaciones derivadas de la relación de empleo.
• Las instrucciones de evaluación, expurgo y conservación dictadas por los órganos competentes en materia de archivo.

Una vez transcurridos los plazos establecidos, los datos serán eliminados de forma segura o conservados debidamente anonimizados con fines estadísticos o históricos.

¿Qué derechos tengo en relación con mis datos personales?

Como persona interesada, tienes derecho a:

• Acceder a tus datos personales.
• Solicitar la rectificación de los datos inexactos o incompletos.
• Solicitar su supresión cuando ya no sean necesarios o concurran los supuestos previstos en la normativa.
• Solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias.
• Oponerte al tratamiento de tus datos personales por motivos relacionados con tu situación particular.
• Presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideras que se ha producido una infracción de la normativa de protección de datos.

Estos derechos pueden ejercerse mediante solicitud dirigida a la Agencia Estatal de Investigación

(dpd@aei.gob.es), conforme a lo establecido en la Ley 39/2015, de procedimiento administrativo común.

En caso de que el tratamiento se base en el consentimiento, tendrás derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

¿Qué medidas se adoptan para proteger mis datos personales?

La Agencia Estatal de Investigación (AEI) aplica en todas sus actividades de tratamiento las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y al Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo.

Estas medidas incluyen políticas de gestión de la seguridad de la información, control de accesos, protección contra software malicioso, cifrado, copia de seguridad, registro de actividades, gestión de incidentes, formación del personal, y otras medidas técnicas y organizativas adaptadas al nivel de riesgo identificado.

Dichas medidas se revisan y actualizan periódicamente y se aplican de forma transversal a todas las actividades de tratamiento gestionadas por la AEI.